Tisti, ki Oultook uporabljamo že leta, si skoraj ne znamo več predstavljati dela brez njega. Če kaj , potem velja, da je Outlook eden boljših Microsoftovih izdelkov. In iz različice v različico postaja le še boljši.
Vedno bolj je povezan v Microsoft 365 (včasih je bil to Office 365) in s storitvami, ki so nam tam na voljo.
Poslovna informatika se spreminja morda še hitreje kot svet zabavne elektronike in za življenje v oblak povezanem svetu potrebujemo tudi dobre programe. Predvsem pa je pomembno, da jih znamo učinkovito uporabljati.
Kaj vse Outlook ponuja?
- zna več kot odlično delati z elektronsko pošto;
- imenik kontaktov (telefonske številke, elektronski naslovi ipd.) in deljenje teh med sodelavci;
- delo s koledarjem – en koledar, ki ga vidimo povsod, tako v Outlooku, kot na telefonu ali na spletu;
- integracija s Teams, za lažje sklicevanje video klicev;
- integracija z OneNote za lažje upravljanje z zapiski;
Triki, ki vedno pridejo prav
Nekaj stvari je v programu že skoraj toliko časa, kolikor je Outlook z nami, pa jih mnogokrat ne uporabljamo. Še več je novih možnosti, ki iz različice v različico lajšajo delo tistih, ki se zanašamo na elektronsko pošto in koledar.
Kar poglejmo.
Trik 1: Povleci in spusti … na koledar, na stik, na opravilo
Ena izmed možnosti, ki ima v Outlooku že dolgo brado, pa niti ni dobro poznana je možnost, da katerokoli elektronsko pošto, ki jo dobimo, enostavno primemo in jo povlečemo na ustrezne ikone, ki jih imamo spodaj levo.
Če elektronsko pošto primemo in povlečemo na ikono koledarja, se nam bo odprlo okno za dodajanje koledarskega vpisa in v vsebino bo že prilepljena vsebina elektronske pošte. Preostane nam samo še, da izpolnimo oz. spremenimo ustrezne časovne parametre in dodamo morebitne druge udeležence sestanka.
Ko elektronsko pošto povlečemo na ikono kontakta, se deloma že predizpolni obrazec, za dodajanje novega kontakta. Izpolnimo manjkajoče in kontakt je dodan v nekaj sekundah, še nekaj sekund kasneje bo viden tudi na telefonu, ker se bo sinhroniziral v oblak.
Če si želite iz elektronske pošte generirati opravilo, ki ga ne smete pozabiti, je potrebno samo povleči elektronsko pošto na ikono opravil. Izpolnite manjkajoče in stvar je opravljena.
Edina stvar, ki jo pri vsej tej stvari pogrešam je, da bi znal Outlook iz samega besedila posameznega maila razbrati, denimo, da smo se v elektronski pošto že detajlno domenili za čas sestanka in bi Outlook sam znal vnesti vse parametre sestanka, mi pa samo še preverimo, če vse drži.
Seveda, pa še na eno stvar sem pozabil … Če imate eno ali nekaj elektronskih sporočil, ki jih zelo pogoste odpirate (kakšen cenik ali kaj podobnega), lahko to elektronsko sporočilo enostavno potegnete na namizje in tako ga boste lahko vedno odprli od tam in ne bo treba več iskati vsakič sproti.
Trik 2: Hitri deli (Quick Parts)
Ko imamo opravka s ponavljajočimi se odgovori oziroma daljšimi deli besedila, ki jih uporabljamo pogosto, si lahko pomagamo z možnostjo “hitri deli” (Quick Parts).
Ko nas stranke vedno sprašujejo o podobnih stvareh, si lahko že v naprej pripravimo odgovore, jih shranimo kot “hitri deli” in nato ob odgovarjanju hitro dostopamo do teh pripravljenih delov besedil in jih po želji vstavljamo v elektronska sporočila. In kar naenkrat se nam produktivnost zelo poveča.
Najprej napišemo besedilo, ki bi ga radi spremenili v “hitri deli”, nato ga izberemo, v zavihku Vstavljanje najdemo izbiro hitri deli in dodamo. Enostavno.
Trik 3: Zakasnjeno pošiljanje.
Se vam je že kdaj zgodilo, da ste prehitro pritisnili gumb “pošlji” in se nato tolkli po čelu, ker ste pozabili pripeti datoteko, ali pa še huje, namesto da bi pritisnili gumb “posreduj”, pritisnili “odgovori” in v njem kritizirali pošiljatelja?
Takim nevšečnostim se lahko izognete, če v Outlooku vklopite zakasnjeno pošiljanje. Za začetek bi radi, da se vsa pošta, ki jo pošiljate, dejansko pošlje z dvominutno zamudo. To je še sprejemljiva zakasnitev, ki vas ne bo ovirala pri delu, bo pa omogočala ravno dovolj časa, da preprečite neljube situacije, ki izvidajo iz prehitrih prstov.
Kako to vklopimo?
- V outlooku gremo na zavihek Datoteka
- V osrednjem oknu kliknemo gumb Upravljaj pravila in opozorila.
- V oknu, ki se prikaže, kliknemo Novo pravilo
- Nato izberemo spodnjo možnost v razdelku “Začni s praznim pravilom”, torej “Uporabi pravilo za sporočila, ki jih pošljem”.
- V primeru, da bi želeli, da pravilo velja za vsa poslana sporočila, med pogoji ne izberete ničesar, marveč samo pritisnete “naprej”. Če bi, denimo, želeli zakasniti le pošto, ki jo pošiljate določenemu prejemniku, dodate ustrezen pogoj (naslovljeno na, …)
- med akcijami na naslednjem koraku izberete “odloži dostavo za število minut”, nato pa še v spodnjem delu okenca kliknete na “število” in izbrali boste lahko, za koliko minut želite zakasniti pošiljanje. Nato kliknete “naprej”.
- Pri izjemah pustite vse pravzno, razen če res nimate kakšne izjeme, ki bi jo radi določili.
- Sledi še klik na “dokončaj” in ste gotovi. Vse pošiljanje bo avtomatično zakasnjeno za 2. minuti.
V primeru, da ste storili napako, imate še 2 minut časa, da v mapi “odpošlji” brez hitenja pobrišete ustrezno pošto.
Trik 4: Omemba prejemnika
Mnogokrat se v elektronskih sporočilih sklicujemo na tega ali na onega kolega, stranko in podobno. Z omembo lahko pomembne osebe hitro vključimo v komunikacijo, ne da bi se morali posebej truditi z dodajanjem prejemnikov. Vse, kar moramo storiti je, da v besedilu uporabimo znak @ in že se nam bo odprl spisek predlogov prejemnikov.
Omenjeni kontakt se bo avtomatično dodal med prejemnike pošte. Kar pa je še lepše: omenjeni bo v svojem Outlooku videl, da je bil v sporočilu eksplicitno izpostavljen. V seznamu prejetih sporočil bo lepo viden znak @.
Z omembami lahko torej zelo transparentno in hitro delegirate naloge svojim sodelavcem.
Trik 5: Posreduj sporočilo kot priponko.
Občasno se zgodi, da bi radi poslali celotno sporočilo, ki ste ga dobili, kot priponko nekomu drugemu. Bodisi zaradi oblike, ki bi jo običajno prepošiljanje lahko pokvarilo, bodisi zaradi kakšne zahteve sistemskega administratorja, ko mora izvesti kakšno diagnostiko problema z dostavljivostjo pošte.
Dva načina obstajata, da sporočilo pripnete kot priponko. Prvi način je že poznan princip povleci in spusti, ko obstoječ mail enostavno povlečete v sporočilo, ki ga že pišete (identično kot v triku 1).
Drug način je pa še lažji, le bližnjico na tipkovnici si je potrebno zapomniti. V seznamu sporočil se postavite na dotično sporočilo, ki bi ga želeli pripeti kot priponko in nato hkrati pritisnete tipke Ctrl + Alt + f. Rezultat te kombinacije tipk je novo sporočilo, v katerem bo že čakala priponka z željenim sporočilom.
Trik 6: Enostavno in hitro pripenjanje nazadnje urejanih datotek.
Pripenjanje datotek je bilo v nekoč lahko tudi precej naporno opravilo, kajti najprej smo morali dotično datoteko poiskati oziroma vedeti, kje se nahaja, da smo jo sploh lahko pripeli.
Zdaj je Outlook že sam dela seznam datotek, ki smo jih v računalniku nazadnje urejali oziroma shranili. Ta seznam je na voljo že takoj, ko pritisnemo ikono za priponko in s tega seznama lahko res hitro izberemo ustrezno datoteko, ne da bi morali poznati natančno pot do nje in jo iskati po drevesni strukturi dokumentov.
Trik 7: Najbolj uporabne bližnjice
Z uporabi bližnjic smo vedno hitrejši kot z miško, zato si je vredno zapomniti nekaj takih, ki nam lahko pospešijo ponavljajoče se naloge v Outlooku.
Ctrl + N => odpre okno za pisanje nove elektronske pošte
Ctrl + R => odgovorite na sporočilo, na katerem se trenutno nahajate
Ctrl + Enter => pošlji sporočilo (previdno s tem, nastavite si zakasnjeno pošiljanje iz Trika 3)
Ctrl +1 => prikaže elektronsko pošto
Ctrl + 2 => prikaže koledar
Ctrl + 3 => prikaže kontakte
Ctrl + 4 => prikaže opravila
