Elektronska pošta, koledar in stiki.

Kaj je: elektronski pošti predal, koledar in zbirka stikov

Glavne lastnosti: 50 GB prostora za elektronsko pošto, odlični antispam filtri

Storitev elektronske pošte v Office 365 je pravzaprav Microsoftov paradni konj. Brez oklevanja lahko rečemo, da je to trenutno najboljša tovrstna storitev v spletu. Poleg tega, da uporabnik dobi res veliko prostora za svojo elektronsko pošto (50 GB in še 50 GB dodatno za arhive), pa pridobi tudi zanesljivost delovanja poštnih strežnikov, odlične filtre neželene pošte, prav tako je ta tudi pregledana za morebitno škodljivo kodo, ki bi se znašla v priponkah.

Microsoftova poštna storitev Exchange Online je postala standard za poslovno pošto, pa ne samo za pošto, marveč tudi za storitev koledarja in shranjevanje stikov. Koledar in stike, ki jih urejamo v Outlooku, se sinhronizirajo tudi na telefon in obratno, če na telefonu spremenimo podatke stika, se spremembe sinhronizirajo tudi v Outlook. V vseh napravah, na katerih imamo konfiguriran dostop do Office 365 računa, je sinhronizirana tudi elektronska pošta. Če ste elektronsko sporočilo poslali iz  telefona, bo to vidno tudi v Outlooku na računalniku. Konec je torej zmede z iskanjem prejetih in poslanih sporočil.

OneDrive for Business

Kaj je: rešitev za varno shranjevanje in deljenje datotek v oblaku

Glavne lastnosti: 1 TB (1000 GB) podatkov (na uporabnika), na vseh napravah. Dostop tudi prek spletnega vmesnika.

OneDrive for Business ni isto kot brezplačni OneDrive, čeprav so funkcionalnosti podobne. S pomočjo OneDrive for Business lahko vsak uporabnik v vaši organizaciji shrani do 1TB podatkov, ki so mu nato na voljo na vseh napravah, od telefona, tablice, do običajnih računalnikov ali pa prek spletnega mesta. Sodelavci si lahko posamezne mape ali datoteke tudi delijo med seboj, lahko pa jih delijo tudi z zunanjimi uporabniki.

Računovodski servis lahko denimo prek OneDrive for Business uredi vsaki od svojih strank posebno mapo, v katere bodo nato stranke »odlagale« skenirane dokumente, ki jih mora računovodski servis nato knjižiti. Opisan je zgolj eden izmed mogočih scenarijev. Za stranke lahko denimo uredite mapo, v katero boste odlagali cenike, ki ste jih do sedaj pošiljali po elektronski pošti. Popravili boste le en cenik, nato pa boste strankam poslali le obvestilo, da so bili ceniki posodobljeni. Na ta način boste sebi zmanjšali količino dela, ter sebi in strankam zmanjšali količino elektronske pošte v predalih. Zavedati se je potrebno, da elektronska pošta nikoli ni bila mišljena za pošiljanje datotek. To možnost se je dodalo šele kasneje z razširitvami standarda. Vsekakor je bolj pametno poslati le povezavo do datoteke, kot pa da smetimo po predalih strank in sodelavcev. OneDrive for Business odlično rešuje problem preobremenjenih poštnih predalov.

SharePoint

Kaj je: platforma za organizacijo in shranjevanje dokumentov in sodelovanje med sodelavci

Glavne značilnosti: 1 TB prostora za celotno podjetje z možnostjo dokupa neomejenega prostora.

Za Sharepoint ste najbrž že slišali, vendar marsikomu ni povsem jasno, kako bi si z njim lahko pomagal. V bistvu gre za platformo, ki omogoča zaposlenim v podjetjih, da učinkoviteje sodelujejo, si izmenjujejo datoteke in čim bolje izkoriščajo resurse, ki so na voljo v podjetjih. Sharepoint knjižnice so nadgradnja sistema deljenih datotek na strežnikih, ki so še vedno običajne v podjetjih. Gre za nadgradnjo v smislu učinkovitosti uporabe. Običajen način dela z deljenimi mapami na strežnikih lahko primerjamo s skladiščem: skladiščnik mora vedeti natančno oznako police, na kateri bo našel paket z določeno oznako. A Sharepoint je zamišljen kot nekakšen razstavni prostor, v katerem so predmeti razstavljeni in postavljeni tako, kot se jih uporablja, zato je lažje najti in uporabljati.

Če je osrednji element v deljeni mapi datoteka, se v Sherpointu vse vrti okrog vsebine, ki je uporabnikom na voljo. Če želite s sodelavci deliti koledar, v katerem so dogodki v podjetju, ki se tičejo vseh v skupini (ali pa celotnega podjetja), ustvarite koledar, ga delite med sodelavce in ti se ne bodo ukvarjali več z iskanjem datoteke, kjer ta koledar prebiva, marveč bodo že takoj ogledovali vsebino koledarja.

Če imate floto službenih vozil, lahko s pomočjo upravljanja resursov v podjetju izdelate koledar za vsako vozilo posebej, v katerem si sodelavci lahko vnaprej rezervirajo posamezno vozilo. Tudi vsaka sejna soba ima lahko svoj koledar in nejevolja, ko več skupin skuša v istem času uporabljati sejne sobe, bodo preteklost.

Na podoben način lahko delite tudi stike in druge dokumente, ki morajo biti na voljo celotnemu podjetju. Ker pa je Sharepoint platforma, na kateri se da graditi tudi aplikacije, je možno funkcionalnosti prilagajati potrebam podjetju. Na razmeroma enostaven način lahko denimo ustvarimo aplikacijo za najavo dopustov, kjer bomo uredili tudi delovni tok potrjevanja (denimo: delavec mora najprej napisati, kdo ga bo zamenjeval na dopustu, nato mora zamenjava potrditi, da se s tem strinja, nato mora pa še nadrejeni potrditi).

Yammer

Kaj je: »Facebook« za podjetja

Glavne značilnosti: Doda družaben/družben element sodelovanju v podjetju.

Yammer je socialno omrežje s katerim lahko uporabniki dobijo malce manj formalen občutek za stvari, ki se dogajajo v podjetju. Uporaba je intuitivna in preprosta. Z njim lahko vsak zaposleni seznanja svoje sodelavce, kolege v timihi, na čem delajo, s kakšnim problemi se srečujejo, kako jih rešujejo in od sodelavcev tudi dobivajo povratne informacije.

Skype For Business

Kaj je: orodje za takojšnje sporočanje, video in avdio klice ter izvedbo video konferenc

Glavne značilnosti: video visoke ločljivosti, tudi do 10.000 sodelujočih

Odlično orodje za izvedbo srečanj skupin, ki so geografsko ločene. Z njegovo pomočjo lahko denimo izvedemo tudi izobraževanja za stranke, saj lahko v srečanje povabimo tudi zunanje uporabnike, ki nimajo Office 365 računa. Najrazličnejši spletni seminarji, za katere smo sedaj na primer uporabljali zunanje storitve in jih tudi drago plačevali, tako postanejo prava mala malica – in to brez dodatnih stroškov, saj je Skype For Business del vseh Office 365 Business paketov.

OneNote

Kaj je: organiziranje in izdelovanje zapiskov, deljenje zapiskov med sodelavci

Glavne značilnosti: enostaven uporabniški vmesnik, zapiske lahko urejajo vsi, ki jim damo pravice

Prepričani smo, da se znotraj vašega podjetja vaši zaposleni dnevno učijo novih stvari. Vsak dan se srečujejo z novimi problemi in najdejo zanje tudi ustrezne rešitve. Tako znanje je dobro organizirati v neke vrste bazi znanja, če ne zaradi drugega pa zaradi tega, da se ne odkriva tople vode vsakič, ko nekdo znotraj podjetja naleti na problem, ki ga je morda že nekoč rešil nekdo drug od kolegov.

Z OneNote si lahko tako izdelujemo zbirko postopkov, rešitev problemov, navodil in drugih koristnih informacij. Lahko tudi delamo zapisnike sestankov, ki jih potem lahko vsi udeleženci urejajo in dopolnjujejo. Za osebno uporabo pa OneNote lahko uporabimo kot priročen nakupovalni seznam.

Microsoft Teams

Kaj je: vse kar potrebuje uspešen tim za svoje delo

Glavne značilnosti: združuje večino Office 365 storitev na enem mestu.

Microsoft Teams je še ena izmed odličnih storitev v Office 365, ki trdno poveže skupine sodelavcev v podjetju. Dejstvo je, da ima na primer prodajni oddelek povsem drugačne potrebe po orodjih, kot jih imajo denimo uprava ali pa razvojni oddelek. Microsoft Teams je torej prilagojeno stičišče posamezne skupine v podjetju, tudi skupine, ki je nastala le zaradi sodelovanja na enem projektu.

V posamezne zavihke dodamo orodja, ki jih skupina najbolj potrebuje. V enem je na primer viden zapisnik sestankov skupine, v drugem razpredelnica z rezultati prodaje v preteklem dnevu, v tretjem na primer predstavitev novih prodajnih priložnosti in tako naprej. Skratka vse, kar skupina potrebuje in je bilo prej dosegljivo v različnih Microsoft Office storitvah in smo morali posebej odpirati portale, je sedaj dosegljivo prek enotnega spletnega mesta ali posebne aplikacije, nameščene v računalnikih.