Če smo povsem pošteni, smo računalništvo v oblaku, vsaj pri nas v Sloveniji, najprej pričeli uporabljati končni uporabniki, za domače potrebe, poslovna uporaba oblaka je prišla malce kasneje. Tako smo lahko uporabniki že v letu 2004 dobili svoj prvi brezplačni Gmail račun, na katerem smo najprej imeli 1 gigabajt prostora za svojo elektronsko pošto. Takrat se nam je to vsem zdelo strašno imenitno in veliko, danes pa vemo, da mnogokrat niti 15 GB, ki ga sedaj uporabniki Gmail poštnih predalov dobijo brezplačno, ne zadostuje več.
Storitve v oblaku so se skozi leta množile in če smo se jih navadili uporabljati za “privat” stvari, smo si jih seveda želeli uporabljati tudi v podjetju.
In če se prestavimo v leto 2019, lahko ugotovimo, da za poslovne namene uporabljamo vse od Gmaila, Dropboxa, Skypa, do storitev, kot so npr. OneDrive za odlaganje datotek, EverNote za zapiske, Google Keep prav tako za zapiske, Asano za enostavno vodenje projektov in še polno je malih storitev, ki smo jih skozi leta preskušali. Nekatere smo posvojili, drugim smo se odrekli.
V vsakem primeru pa vam tiste storitve, ki jih še vedno uporabljate, lahko predstavljajo določeno mero razdrobljenosti, saj večinoma niso med seboj povezane. In tako imate problem, ko želite podatke, ki so v eni storitvi, uporabljati v drugi.
Še posebej takrat, ko ste del neke skupine v podjetju, lahko taka razdrobljenost predstavlja nepotreben stres, kajti uporabniki v skupini se morajo naučiti rokovati z različnimi storitvami.
Ali obstaja torej neko okolje, kjer bi lahko na enem mestu združili vsa orodja, ki jih sodobno podjetje potrebuje za poslovanje?
Teams – univerzalno orodje za skupine v podjetjih
Microsoft Teams je neke vrste dežnik, pod katerim je svoje mesto dobila množica odličnih storitev iz Microsoftovega ekosistema Office 365. Če se z Office 365 še niste srečali, vam ta podatek seveda ne pove prav veliko, zato je na mestu nekaj poudarkov, kaj vse lahko s Teamsi naredite.
Morda ste do sedaj za hitro komuniciranje s sodelavci uporabljali Skype, Viber ali katero izmed drugih podobnih storitev. V Teams je vsa komunikacija shranjena na enem mestu in ni se se vam potrebno več spraševati ali ste sodelavce nagovorili prek SMSa, Skypea ali Vibra.
Datoteke ste morda imeli razdrobljene v Dropboxu, Google Docs, ali na posameznih računalnikih in ste si jih morda pošiljali prek elektronske pošte. V Teams lahko na preprost način poenotite odlaganje datotek. Ustvarite si mesto, kjer boste imeli skupne datoteke (ceniki, obrazci, navodila, ipd.), ki bodo dostopne vsem sodelavcev.
Naj naštejem nekaj najboljših stvari iz Teams
- skupinski instant messaging (do 50 uporabnikov v diskusiji)
- vsa komunikacija v skupini ali na posameznem projektu je shranjena na enem mestu, možnost iskanja po preteklih pogovorih;
- skupinski klici (sestanki) – do 250 uporabnikov hkrati v skupinskem klicu
- nekoč je bil Skype For Business ločena storitev, danes pa so konferenčni klici del Teams aplikacije;
- skupne datoteke skupine – 1 terabajt za organizacijo + 10 gigabajtov za vsakega uporabnika
- namenjeno hranjenju datotek, do katerih lahko dostopajo vsi v skupini
- OneNote zvezki
- primerno za tehnično dokumentacijo, zapiske sestankov, kot tudi za enostavno vodenje projektne dokumentacije;
- Wiki spletišče
- zaradi podpiranja standardizirane wiki sintakse so wiki mesta v Teams več kot primerni za gradnjo konsistentne baze znanja podjetja, s povezavami na zunanje vire ipd. Zgradite si lahko neke vrste interno Wikipedijo;
- Yammer
- rečemo mu lahko tudi “Facebook za uporabo v podjetjih”. Uporaben je tudi za malce manj formalne diskusije v zvezi s skupnimi projekti ali z dogajanjem v podjetju;
- povezljivost s številnimi drugimi storitvami
- s posebnimi konektorji se da v sam Teams pripeljati tudi storitve drugih ponudnikov. Med bolj znanimi so podprti Youtube, Zoho CRM, ZenDesk, Evernote, SurveyMonkey, Asana, Trello, Jira, Twitter, Google Analytics, MailChimp in mnogi drugi. Spisek se iz meseca v mesec daljša.
Konkreten primer uporabe
V Moj servisu uporabljamo Microsoft Teams, ker smo razpoznali v njem točno to, kar nam je prej manjkalo – poenoteno okolje. V njem varno hranimo tehnično dokumentacijo, skupne stike in koledarje, konfiguracijske datoteke najrazličnejših naprav ter tudi skupno bazo znanja, ki nam omogoča, da ne odkrivamo tople vode vedno znova in znova, ko naletimo na problem. Ko se pri strankah lotevamo projektov menjav strežnikov ali računalnikov, se vsa potrebna komunikacija dogaja v Teams. Tako vemo, kaj smo se domenili in kaj je potrebno postoriti.
Slika prikazuje Teamse, na pametnih telefonih iPhone. Prikazujejo eno izmed funkcij storitve Teams: obdržite vse pogovore na enem mestu
Kje dobiti več informacij?
Če smo vas malce vzdražili in bi si želeli malce globlje pokukati v druge funkcionalnosti Microsoft Teams, nas kar brez oklevanja pokličite na 041 393 890 (Lovro) ali pišete na info@moj-servis.si.