S širjenjem novega koronavirusa smo (bili) primorani reorganizirati naš delovni proces. Veliko vas je ostalo doma in svoje delo opravljate od doma. Oddaljene varne povezave do vaših poslovnih programov in službenih dokumentov smo za vas urejali v tem tednu. Ker pa je za delovni proces nujna tudi komunikacija s sodelavci, vam v nadaljevanju predstavljamo nekaj orodij za vzpostavitev videoklicev in orodja za deljenje (službene) dokumentacije.
VIDEOKLICI
Katero tehnično opremo potrebujem?
Minimum, da se lahko udeležite sestanka na daljavo, je računalnik z mikrofonom, tablica ali telefon. Slušalke z mikrofonom so priporočljive, da boste bolje slišani in da boste bolje slišali. Video kamera je seveda tudi priporočljiva, ni pa nujna.
Katero programsko opremo potrebujem?
Skype for Business oziroma Microsoft Teams
Tisti z Office365 lahko za video klice uporabite Skype for Business, če ga imate še nameščenega.
Vse funkcionalnosti, ki jih ima Skype for Business, Microsoft združuje v novem programu Microsoft Teams, kjer je sklicevanje video konferenc odlično izvedeno in bi bilo škoda, da ne izkoristite tega, kar vam Office 365 že v osnovnih Business paketih omogoča in je vključeno v ceno.
Teams je v večini primerov že nameščen v računalnikih in izgleda takole.
Video klic boste najlažje in hitro sklicali s pritiskom na gumb »Meet now«, nato pa sledite navodilom. Je preprosto.
Če Teams še nimate nameščenega, lahko aplikacijo najdete na naslovu https://teams.microsoft.com. Potrebna bo prijava z vašim Office 365 računom.
Tudi običajni Skype je dovolj
Skype je prav tako nameščen že na vseh računalnikih, ki imajo Windows 10 in tudi v njem obstaja prav isti »meet now« gumb, s katerim lahko zelo na hitro in preprosto skličete video konferenco.
Če imate starejši operacijski sistem, lahko Skype naložite na temle naslovu: https://www.skype.com/en/get-skype/download-skype-for-desktop/
Če se vam zdi vse to prezapleteno
Če niste prepričani, da imate Skype ali Teams ali pa v časovni stiski in iščete rešitev, kako z nekaj kliki sklicati video konferenco z množico udeleženci, pa lahko uporabite tudi sila preprosto rešitev, ki jo je v teh kriznih časih brezplačno dal na uporabo slovenski IT strokovnjak Luka Manojlović. Potrebujete računalnik z mikrofonom in za postavitev virtualne pisarne za videoklic je potreben le klik na povezavo https://video.nadaljavo.si, kjer na prvem zaslonu le vpišete naslov sestanka, s čimer ustvarite poseben link.
Dovoliti boste morali še, da spletna stran uporablja vaš mikrofon in kamero in znajdete se v video konferenci. Kar vam preostane je, da skopirate povezavo in jo pošljete povabljencem. Da vam ne bi kdo slučajno po nesreči vskočil v sestanek, priporočam, da tej video konferenci določite geslo, ki ga bodo morali povabljenci vpisati.
Kot rečeno: video.nadaljavo.si je v času korona krize na voljo za uporabo vsem povsem brezplačno.
DELJENJE VSEBIN MED SODELAVCI
Dropbox
Tudi brez korona virusa si moramo kdaj pa kdaj deliti dokumente, zapiske, datoteke. Na voljo je seveda kar nekaj rešitev, od brezplačnih, pa do plačljivih.
Na hitro si lahko ustvarite brezplačen Dropbox račun, ki vam omogoča odlaganje datotek v oblak in nato deljenje med sodelavci in zunanjimi partnerji. 2 GB, kolikor jih dobite brezplačno, bo za marsikoga dovolj, da deli osnovne dokumente.
Vse, kar morate narediti je, da na svoj računalnik namestite Dropbox aplikacijo ter se vanjo prijavite.
V mapah, kjer so shranjene datoteke, ki jih Dropbox sinhronizira v oblak lahko potem z enostavnim pritiskom desnega gumba miške datoteke delite s komerkoli.
V naslednjem oknu še vpišete elektronske naslove tistih, ki jim želite omogočiti dostop ter nato se še odločite, kakšne pravice bodo imeli (lahko samo gledajo ali tudi urejajo datoteke).
Office 365 – Sharepoint, OneDrive in OneNote
V Office 365 so te tri storitve zelo prepletene med seboj in se dopolnjujejo. OneNote je namenjen izdelavi zapiskov in deljenju teh z drugimi. V posamezne liste OneNote lahko odlagate pravzaprav vse od spletnih strani, fotografij, besedil, videa, avdia, pa tudi datoteke lahko enostavno povlečete in pripnete kar v posamezen dokument.
Celoten zvezek (notebook), kot pravi Microsoft tem dokumentom, lahko delite s svojimi sodelavci. S preprostim desnim klikom na ime zvezka lahko ustvarite povezavo, prek katere bodo do zvezka dostopali tudi prek spletnega brskalnika.
Slika spodaj.
OneDrive je mesto, v katerega lahko spravite do 1 terabajt podatkov, kar je, v resnici, kar veliko prostora, ki ga v uporabo dobite ob večini Office 365 paketov. Pravzaprav si lahko na računalniku tudi mapo »moji dokumenti« preusmerite kar v OneDrive storitev in tako vam bodo podatki vedno pri roki. Uporabite ga lahko tudi kot rezervno kopijo vaših fotografij ali porabite za kaj tretjega. Bodite kreativni.
Deljenje datotek je v OneDrive prav tako preprosto. Desni klik na mapo ali datoteko in nato pazite, da izbere na »share« gumb, ki ima ikono oblačka, ki je logo storitve OneDrive.
Nato se vam odpre okence za urejanje deljenja, kjer vpišete elektronske naslove tistih, ki jim želite omogočiti dostop do datotek. Ne pozabite ustrezno spremeniti pravic dostopa, torej ali lahko povabljenci urejajo datoteko ali pa jo le ogledujejo.
Sharepoint je pa storitev, v kateri si lahko tudi sprogramirate lastno rešitev, saj gre za zmogljivo ogrodje. Je pa že v osnovi zelo koristen, saj vam lahko zelo na hitro pripravimo okolje, v katerem boste imeli prostor za varno izmenjavo zaupnih dokumentov med vami in tudi zunanjimi sodelavci. Strah, da bi kdo od nepovabljenih dostopal do podatkov je odveč, saj je sistem zastavljen tako, da čeprav pride povezava do vsebine v napačne roke, dostop ni dovoljen.
Če se vam zdi prezapleteno, me pokličite, pa bom s sodelavci hitro pripravil osnovno konfiguracijo.
VARNE POVEZAVE DO SLUŽBENEGA RAČUNALNIKA
Čeprav je velika večina računalnikov, ki jih prodamo, že v prenosni različici, pa je mnogo podjetij vezanih na namizne računalnike. In ti bodo v teh dneh večinoma ostali v podjetjih. Se je nanje možno kako priklopiti?
Da, seveda. To je večina že storila v tem tednu. Če niste med njimi, me kontaktirajte. O varni povezavi sem že pisal pred kratkim v blogu o varnem povezovanju v podjetje in računalnike.
Najbolj varna je povezava VPN v podjetje in nato se na računalnik povežete s programom Oddaljeno namizje.
Če pa se vam mudi, si na služben računalnik namestite Teamviewer in ga nastavite tako, da se lahko povežete kadarkoli. Prepišete si ID in geslo in to je vse, kar potrebujete, da se od kjerkoli povežete na služben računalnik.
DA BO DELO OD DOMA LAŽJE
Doma poiščite prostor, kjer se lahko osredotočite na delo. Če ste v prostoru z motnjami v ozadju, uporabite funkcijo zameglitev ozadja (v aplikaciji Microsoft Teams), da se člani skupine lahko osredotočijo.
Zagotovite, da vsa srečanja vključujejo možnost »pridružitve« v spletu, s katero se lahko člani skupine pridružijo s katerega koli delovnega mesta. Vklopite možnost videoposnetkov, da omogočite osebno komunikacijo.
Ko začnete srečanje, pritisnite možnost »Snemaj«. Člani skupine, ki se ne morejo pridružiti, si lahko ogledajo srečanje pozneje ali pa poiščejo pomembne informacije v samodejno ustvarjenem prepisu. Na ta način lahko osebe preprosto pregledajo vsebino, ki so jo zamudili ali si jo želijo znova ogledati.
Nekateri so zaradi dela od doma prihranili tudi več kot uro in pol vožnje. To je vsekakor čas, ki ga lahko uporabite za pridobivanje novih znanj. Če vam angleščina ne dela težav, priporočam, da višek pridobljenega časa namenite strokovnemu izpopolnjevanju. Cenovno zelo ugodne in visoko kakovostne izobraževalne vsebine so na voljo na spletišču Udemy. Pokrivajo vse od osnovnih računalniških veščin, poslovnih veščin, dela z ljudmi, obdelave videa in zvoka, marketinga ter še in še. Poskusite.
Tudi na Youtube lahko najdete polno izobraževalnih vsebin s področij, ki vas zanimajo. Zdaj je čas, da jih pogledate.
DIGITALNA SOLIDARNOST
V primeru, da imate storitve, ki jih lahko ponudite ljudem v situaciji, v kateri smo se znašli, potem lahko to objavite na spletni strani Digitalna solidarnost in se pridružite številnim drugim podjetjem, ko so to že storila.
Vsekakor pa pobrskajte v ponudbi podjetij, ki so že tam in morda najdete kaj takega, kar vam bo olajšalo življenje.
